Pengkajian rencana umum pengadaan dapat dilakukan melalui rapat koordinasi dengan ketentuan sebagai berikut:
1. PPK mengundang ULP/Pejabat Pengadaan dan Tim Teknis untuk membahas Rencana Umum Pengadaan;
2. Pembahasan Rencana Umum Pengadaan meliputi:
a. Pengkajian Ulang Kebijakan Umum Pengadaan
1) Dalam hal mengkaji ulang kebijakan umum pengadaan, PPK dan ULP/Pejabat Pengadaan hanya melakukan pengkajian ulang terhadap pemaketan pekerjaan
2) PPK dan ULP/Pejabat Pengadaan mengkaji ulang pemaketan pekerjaan untuk meneliti dan memastikan apakah pemaketan yang ditetapkan oleh PA/KPA telah mendorong persaingan sehat dan efesien, serta meningkatkan peran usaha kecil dan penggunaan produksi dalam negeri.
3) Pengkajian ulang pemaketan pekerjaan dapat dilakukan berdasarkan survey pasar.
4) Dari hasil pengkajian ulang pemaketan pekerjaan, PPK dan ULP/Pejabat Pengadaan dan mengusulkan untuk mengubah pemaketan, yaitu penggabungan beberapa paket atau pemecahan paket.
5) Penggabungan beberapa paket dapat dilakukan sejauh tidak menghalangi pengusaha kecil untuk ikut serta.
6) Pemecahan paket pekerjaan apat dilakukan sejauh tidak untuk menghindari pelelangan.
b. Pengkajian Ulang Rencana Penggaran Biaya Pengadaan
1) PPK dan ULP/Pejabat Pengadaan melakukan pengkajian ulang rencana penganggaran biaya pengadaan yaitu biaya paket pekerjaan dan biaya pendukung pelaksanaan pengadaan.
2) Pengkajian ulang rencana pembiayaan pengadaan dilakukan untuk memastikan.
a) Kode akun yang tercantum dalam dokumen anggaran sesuai dengan peruntukan dan jenis pengeluaran;
b) Perkiraan jumlah anggaran yang tersedia untuk paket pekerjaan dalam dokumen anggaran mencukupi kebutuhan pelaksanaan pekerjaan.
3) Apabila biaya pengadaan dan pendukungnya belum atau kurang dianggarkan serta terdapat kesalahan administrasi dalam dokumen anggaran, maka PPK dan/atau ULP/Pejabat pengadaan mengusulkan revisi dokumen anggaran.
c. Pengkajian Ulang Kerangka Acuan Kerja
1) PPK dan ULP/Pejabat pengadaan mengkaji ulang KAK yang sudah ditetapkan oleh PA/KPA
2) Pengkajian ulang terhadap KAK dilakukan untuk meneliti dan memastikan hal – hal sebagai berikut:
a) Kejelasan uraian kegiatan yang akan dilaksanakan sudah jelas meliputi : latar belakang, maksud dan tujuan, sumber pendanaan dan hal – hal lain yang diperlukan.
b) Kejelasan jenis, isi dan jumlah laporan yang harus dibuat (apabila diperlukan)
c) Kejelasan waktu pelaksanaan yang diperlukan, termasuk kapan barang tersebut harus tersedia pada lokasi kegiatan/ sub kegiatan terkait, dengan memperhatikan batas akhir tahun anggaran/batas akhir efektif tahun anggaran.
d) Kejelasan spesifikasi teknis barang yang meliputi:
(1) Spesifikasi teknis benar – benar sesuai dengan kebutuhan pengguna/penerima akhir
(2) Tidak mengarah kepada merk/produk tertentu, kecuali untuk pengadaan suku cadang
(3) Memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri
(4) Memaksimalkan penggunaan Standar Nasional Indonesia (SNI)
e) Kejelasan besarnya total perkiraan biaya pekerjaan;
f) Jadwal waktu pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan
g) Pencantuman syarat – syarat bahan yang dipergunakan dalam pelaksanaan pekerjaan
h) Pencantuman syarat – syarat pengujian bahan dan hasil poduk
i) Pencantuman kriteria kinerja produk yang diinginkan
j) Gambar – gambar brosur barang; (apabila diperlukan)
3) Berdasakan hasil rapat koordinasi yang dituangkan dalam berita acara
a) Apabila PPK dan ULP/ Pejabat Pengadaan sepakat untuk merubah Rencana Umum Pengadaan maka perubahan tersebut diusulkan oleh PPK kepada PA/KPA untuk ditetapkan kembali
b) Apabila ada perbedaan pendapat antara PPK dengan ULP/Pejabat Pengadaan terkait Rencana Umum Pengadaan maka PPK mengajukan permasalahan ini kepada PA/KPA untuk diputuskan
c) Putusan PA/KPA bersifat final
Demikian hal – hal yang perlu diperhatikan dan pengkajian ulang rencana umum pengadaan.
Sumber : Lampiran II Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tanggal 6 Agustus 2010.